1. Responsable y encargado del tratamiento

NeoChat es un servicio operado en Colombia por Alvaro Javier Lazaro Aguilar. Para los datos de registro, facturación, contacto, seguridad y administración del servicio, NeoChat actúa como Responsable del Tratamiento. Cuando una empresa conecta su cuenta de TikTok y NeoChat procesa mensajes por instrucciones de esa empresa, la empresa determina las finalidades del tratamiento y NeoChat actúa como Encargado del Tratamiento.

El responsable de privacidad y seguridad atiende las consultas, reclamos y solicitudes de titulares a través de privacy@neochat.chat. El soporte general se presta en l42aro@neochat.chat.

2. Personas y datos comprendidos

• Clientes empresariales y usuarios de la plataforma: nombre, correo, empresa, datos de contacto, configuración, plan, estado de suscripción y comunicaciones de soporte.
• Usuarios finales que escriben a una cuenta empresarial: identificadores y nombre de perfil disponibles mediante la integración autorizada, texto del mensaje, imágenes, audio, video u otros archivos compatibles, marcas de tiempo, estado de conversación y metadatos técnicos necesarios.
• Integraciones: identificadores de cuenta, permisos concedidos, tokens de acceso protegidos, estado de autorización, webhooks y registros de sincronización. NeoChat solicita solamente los permisos necesarios para administrar las conversaciones habilitadas por el cliente.
• Pagos: plan, importe, moneda, identificadores y estado de la transacción de Mercado Pago. NeoChat no almacena el número completo de la tarjeta ni el código de seguridad.
• Sitio, soporte y seguridad: nombre, correo y mensaje enviados por el formulario; dirección IP, agente de usuario, fecha, eventos de autenticación, actividad administrativa, errores y registros destinados a seguridad y disponibilidad.

Los mensajes pueden contener datos que el remitente decida incluir. Solicitamos a clientes y usuarios no enviar contraseñas, información financiera completa, historias clínicas, datos biométricos, información de menores ni otros datos sensibles que no sean estrictamente necesarios.

3. Fuentes, finalidades y autorización

NeoChat no usa el contenido de mensajes para publicidad dirigida, no crea perfiles publicitarios de usuarios finales y no vende ni alquila datos personales. Tampoco utiliza los datos para una finalidad incompatible sin informar y obtener la autorización que corresponda.

4. Inteligencia artificial y supervisión

El texto y los medios compatibles de una conversación pueden enviarse a la API de OpenAI junto con instrucciones y contexto estrictamente necesarios para producir una respuesta. Conforme a la configuración estándar de la API, OpenAI no usa estos datos para entrenar sus modelos salvo que NeoChat opte expresamente por compartirlos. OpenAI puede conservar registros de monitoreo de abuso, que pueden incluir entradas y salidas, hasta 30 días salvo una obligación legal de conservarlos por más tiempo.

Las respuestas son generadas automáticamente y pueden ser inexactas. El cliente configura el agente, debe supervisar su uso y debe facilitar intervención humana cuando una decisión pueda producir efectos legales o significativos. NeoChat no adopta decisiones exclusivamente automatizadas sobre crédito, empleo, salud, educación u otros derechos esenciales.

5. Proveedores, transferencias y transmisiones

NeoChat transmite datos a proveedores que actúan bajo contratos, términos de servicio o instrucciones limitadas a la prestación y protección del servicio:

• Amazon Web Services: aplicación EC2 y almacenamiento S3 en Ohio, Estados Unidos.
• Cockroach Labs: base de datos administrada en Carolina del Sur, Estados Unidos.
• OpenAI: generación de respuestas y controles de seguridad de la API; el procesamiento puede involucrar infraestructura y subencargados internacionales indicados por OpenAI.
• TikTok: autorización, recepción y entrega de mensajería empresarial.
• Mercado Pago: suscripciones, confirmación de pago, prevención de fraude y obligaciones financieras.
• FormSubmit: transmisión del nombre, correo y mensaje del formulario al buzón de soporte.
• Proveedores del sitio: Google Fonts, CDNJS, Tailwind CDN y, solamente cuando el visitante reproduce el video, YouTube en modo de privacidad mejorada.

Estas operaciones pueden constituir transmisiones o transferencias internacionales. NeoChat limita los datos enviados, aplica controles de acceso y evalúa los compromisos contractuales y de seguridad de sus proveedores. También podremos comunicar datos cuando exista una orden legal válida, para proteger derechos o investigar fraude e incidentes.

6. Conservación y eliminación

Cuando una empresa revoca la autorización de TikTok, NeoChat deja de solicitar nuevos mensajes y activa el flujo de eliminación. La información aislada en respaldos no se restaura para uso ordinario y se elimina por rotación. Podremos conservar datos bloqueados cuando una norma u orden válida lo exija.

7. Seguridad

NeoChat aplica medidas administrativas y técnicas proporcionales al riesgo, incluidas autenticación multifactor para accesos administrativos, privilegio mínimo, cifrado en tránsito, cifrado en reposo de los servicios administrados, separación de entornos y credenciales, registros de acceso, actualizaciones de seguridad, monitoreo, copias de respaldo, pruebas de vulnerabilidad y respuesta documentada a incidentes. Los privilegios y proveedores son revisados periódicamente.

Ningún sistema es infalible. Si confirmamos un incidente que afecte datos personales, lo investigaremos, limitaremos su impacto, conservaremos evidencia y notificaremos a clientes, titulares o autoridades cuando lo exijan la ley y los contratos aplicables.

8. Derechos de los titulares

El titular puede conocer, acceder, solicitar una copia o exportación, actualizar, rectificar y suprimir sus datos; solicitar prueba de la autorización; conocer el uso realizado; revocar la autorización cuando proceda; presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio; y acceder gratuitamente a sus datos en los casos previstos por la ley.

1. Escriba a privacy@neochat.chat con el asunto “Solicitud de datos personales”.
2. Indique nombre, relación con NeoChat, derecho solicitado, datos o cuenta involucrada y un medio para recibir la respuesta. Adjunte documentos solamente cuando sean necesarios para acreditar identidad o representación.
3. NeoChat verificará la identidad de forma proporcional y registrará la solicitud. Si NeoChat trata el dato por cuenta de una empresa cliente, coordinaremos la respuesta con dicha empresa.

Las consultas se atienden dentro de diez (10) días hábiles, prorrogables por cinco (5) días hábiles previa explicación. Los reclamos se atienden dentro de quince (15) días hábiles, prorrogables por ocho (8) días hábiles. Si falta información, solicitaremos que se complete conforme a la ley. Antes de acudir a la SIC, el titular debe agotar el trámite de consulta o reclamo ante NeoChat cuando ese requisito sea aplicable.

9. Menores y datos sensibles

NeoChat es un servicio empresarial y no está dirigido a menores de edad. Los clientes no deben configurar el servicio para solicitar datos sensibles o datos de niños, niñas o adolescentes salvo que cuenten con una base legal, autorización y salvaguardas apropiadas, prevalezca el interés superior del menor y el tratamiento sea estrictamente necesario. Si identifica contenido enviado indebidamente, comuníquelo a privacy@neochat.chat para evaluación y eliminación.

10. Sitio, almacenamiento local y enlaces

El sitio guarda localmente la preferencia de idioma y tema. No instalamos un píxel publicitario de TikTok ni usamos esas preferencias para publicidad. Los recursos externos reciben datos técnicos normales de una solicitud web, como IP y agente de usuario, bajo sus propias políticas. El reproductor de YouTube se solicita solamente tras una acción del visitante. Los enlaces externos se rigen por las políticas del tercero correspondiente.

11. Cambios y vigencia

Esta política entra en vigor el 4 de agosto de 2026 y permanecerá vigente mientras existan las bases de datos o actividades descritas. Publicaremos aquí los cambios. Si una modificación es sustancial, la comunicaremos por un medio razonable antes de aplicarla y solicitaremos una nueva autorización cuando sea exigible. La versión en español rige para la operación en Colombia; la traducción al inglés se facilita para accesibilidad.

1. Controller and processor roles

NeoChat is a service operated in Colombia by Alvaro Javier Lazaro Aguilar. NeoChat is the Data Controller for registration, billing, contact, security, and service-administration data. When a business connects its TikTok account and NeoChat processes messages under that business's instructions, the business determines the purposes of processing and NeoChat acts as its Data Processor.

The privacy and security owner handles data-subject inquiries and complaints through privacy@neochat.chat. General support is available at l42aro@neochat.chat.

2. People and data covered

• Business customers and platform users: name, email, business, contact information, settings, plan, subscription status, and support communications.
• End users messaging a Business Account: identifiers and profile name available through the authorized integration, message text, images, audio, video or other supported files, timestamps, conversation status, and necessary technical metadata.
• Integrations: account identifiers, granted scopes, protected access tokens, authorization status, webhooks, and synchronization logs. NeoChat requests only the permissions needed to manage conversations enabled by the customer.
• Payments: plan, amount, currency, transaction identifiers, and payment status from Mercado Pago. NeoChat does not store full card numbers or security codes.
• Website, support, and security: name, email, and form message; IP address, user agent, date, authentication events, administrative activity, errors, and security/availability logs.

Messages may contain information chosen by the sender. Customers and users should not send passwords, complete financial information, medical records, biometric data, children's information, or other sensitive data unless strictly necessary and lawfully handled.

3. Sources, purposes, and authorization

NeoChat does not use message content for targeted advertising, build advertising profiles of end users, or sell or rent personal data. We do not use data for an incompatible purpose without notice and any required authorization.

4. Artificial intelligence and oversight

Supported conversation text and media may be sent to the OpenAI API with only the instructions and context needed to produce a reply. Under standard API settings, OpenAI does not use this data to train its models unless NeoChat expressly opts in to data sharing. OpenAI may retain abuse-monitoring logs, which can include inputs and outputs, for up to 30 days unless legally required to retain them longer.

Replies are generated automatically and can be inaccurate. The customer configures and must oversee its agent and provide human intervention where a decision may create legal or similarly significant effects. NeoChat does not make solely automated decisions about credit, employment, health, education, or other essential rights.

5. Service providers and international processing

NeoChat transmits data to providers acting under contracts, service terms, or instructions limited to operating and protecting the service:

• Amazon Web Services: EC2 application and S3 storage in Ohio, United States.
• Cockroach Labs: managed database in South Carolina, United States.
• OpenAI: reply generation and API safety controls; processing may involve international infrastructure and subprocessors identified by OpenAI.
• TikTok: authorization and delivery of Business Messaging.
• Mercado Pago: subscriptions, payment confirmation, fraud prevention, and financial obligations.
• FormSubmit: transmitting contact-form name, email, and message to support.
• Website providers: Google Fonts, CDNJS, Tailwind CDN and, only when a visitor plays the video, YouTube in privacy-enhanced mode.

These operations may be international data transmissions or transfers. NeoChat limits the data provided, applies access controls, and evaluates contractual and security commitments. We may also disclose data in response to a valid legal order, to protect rights, or to investigate fraud and incidents.

6. Retention and deletion

When a business revokes TikTok authorization, NeoChat stops requesting new messages and starts deletion. Isolated backup information is not restored for ordinary use and is removed through rotation. Data may be blocked and retained where a valid law or order requires it.

7. Security

NeoChat applies administrative and technical measures proportionate to risk, including multi-factor authentication for administrative access, least privilege, encryption in transit, encryption at rest in managed services, separation of environments and credentials, access logging, security updates, monitoring, backups, vulnerability testing, and documented incident response. Privileges and providers are periodically reviewed.

No system is infallible. If we confirm an incident affecting personal data, we will investigate, contain it, preserve evidence, and notify customers, individuals, or authorities where applicable law and contracts require.

8. Individual rights

Individuals may know and access their data; request a copy or export; update, correct, and delete it; request evidence of authorization; learn how it was used; withdraw authorization where available; complain to Colombia's Superintendence of Industry and Commerce; and access their information without charge where the law provides.

1. Email privacy@neochat.chat with the subject “Personal data request.”
2. Provide your name, relationship to NeoChat, requested right, relevant data/account, and a response channel. Attach documents only where needed to verify identity or representation.
3. NeoChat will proportionately verify identity and record the request. If NeoChat processes the data for a business customer, we will coordinate the response with that business.

Inquiries are answered within ten (10) business days, extendable by five (5) business days with an explanation. Complaints are answered within fifteen (15) business days, extendable by eight (8) business days. We will request missing information as permitted by law. Where required, individuals must first complete NeoChat's inquiry or complaint process before escalating to the Colombian authority.

9. Children and sensitive data

NeoChat is a business service and is not directed to children. Customers must not configure it to request sensitive data or children's data unless they have an appropriate legal basis, authorization, and safeguards, the child's best interests prevail, and processing is strictly necessary. Report improperly submitted content to privacy@neochat.chat for evaluation and deletion.

10. Website preferences and links

The website locally stores language and theme preferences. We do not install a TikTok advertising pixel or use those preferences for advertising. External resources receive the technical information normally included in a web request, such as IP address and user agent, under their own policies. The YouTube player is requested only after visitor action. External links are governed by the relevant third party's policy.

11. Changes and term

This policy takes effect on August 4, 2026 and remains effective while the databases or processing activities described exist. Changes will be posted here. Material changes will be communicated through a reasonable channel before taking effect, and new authorization will be requested when required. The Spanish version governs Colombian operations; this English translation is provided for accessibility.